Kancelaria Doradcy Restrukturyzacyjnego
Bogdana Łoboza
Ul. Marii Konopnickiej 11
34-200 Sucha Beskidzka
POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH W KANCELARII DORADCY RESTRUKTURYZACYJNEGO BOGDANA ŁOBOZA
PREAMBUŁA
Zważywszy, że:
1. Doradca Restrukturyzacyjny Bogdan Łoboz, dalej: „Doradca”, prowadzi działalność w formie jednoosobowej kancelarii pod firmą: Bogdan Łoboz Agencja Biurowo Informacyjna, dalej: „Kancelaria”;
2. Dordca prowadzi działalność zgodnie z obowiązującymi go zasadami etyki oraz regulacjami prawnymi, w tym w szczególności z poszanowaniem prawa do prywatności osób fizycznych, ich dóbr osobistych oraz uwzględnieniem prawa ochrony danych osobowych;
3. w związku z prowadzoną działalnością Doradca przetwarza dane osobowe;
4. niniejsza Polityka ochrony danych osobowych, dalej: „Polityka”, zapewnia zgodność działalności Doradcy z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1), dalej: „RODO”, jak również innych przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych;
5. Doradca jest świadom znaczenia należytej ochrony danych osobowych w ramach prowadzonej przez niego działalności, w tym zwłaszcza praw i wolności osób, których dane dotyczą,
Doradca wprowadza w Kancelarii Politykę o następującej treści:
§ 1
Postanowienia ogólne. Zakres stosowania Polityki
1. Polityka reguluje:
a) zasady przetwarzania danych osobowych w Kancelarii;
b) bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych w Kancelarii;
c) procedury związane z naruszeniem ochrony danych osobowych w Kancelarii;
d) zasady odpowiedzialności za wykonanie i naruszenie Polityki;
e) sposób uwzględniania tajemnicy Doradcy Restrukturyzacyjnego przy przetwarzaniu danych osobowych w Kancelarii.
2. Politykę stosuje się do wszelkich czynności związanych z przetwarzaniem danych osobowych w Kancelarii, w tym w szczególności do przetwarzania danych osobowych:
a) uzyskanych w związku ze świadczeniem pomocy prawnej przez Doradcę;
b) osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przez Doradcę;
c) osób, z którymi Doradca współpracuje na podstawie umów cywilnoprawnych;
d) związanych ze współpracą z Kancelarią Adwokacką Adwokat Klaudią Starzak.
e) związanych z prowadzeniem postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych;
3. Politykę stosuję się niezależnie od tego, czy w związku z przetwarzaniem danych osobowych Doradca pełni funkcję administratora, podmiotu przetwarzającego czy odbiorcy danych.
4. Szczegółowe zasady i bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych w systemie w informatycznym Kancelarii reguluje Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych z dnia 31 maja 2018 r., dalej: „Instrukcja”.
§ 2
Zasady przetwarzania danych osobowych
1. Dane osobowe w Kancelarii są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, Polityką, Instrukcją oraz innymi aktami wewnętrznymi obowiązującymi w Kancelarii.
2. Dane osobowe w Kancelarii są:
a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość”);
b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”);
c) adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane („minimalizacja danych”);
d) prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”);
e) przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”);
f) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).
3. Jeżeli przetwarzane w Kancelarii dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, Doradca realizuje wobec niej obowiązek informacyjny w zakresie określonym w art. 13 RODO.
4. Jeżeli przetwarzanych w Kancelarii danych osobowych nie pozyskano od osoby, której dane dotyczą, Doradca realizuje wobec tej osoby obowiązek informacyjny w zakresie określonym w art. 14 RODO, chyba że dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy Doradcy.
5. Jeżeli w związku z przetwarzaniem danych osobowych w Kancelarii osoba, które dane dotyczą, zgłasza zamiar realizacji któregokolwiek prawa lub wolności przewidzianego w RODO, Doradca podejmuje decyzję co do uwzględnienia tego żądania, mając na uwadze RODO i inne obowiązujące przepisy prawa, jak również zasady etyki Doradcy Restrukturyzacyjnego. Jeżeli żądanie zostanie zgłoszone innej osobie niż Doradca, wówczas osoba ta niezwłocznie przekazuje je Doradcy.
6. Doradca prowadzi rejestr, w którym ujawniane są wszystkie czynności przetwarzania danych osobowych dokonywane w Kancelarii.
7. Doradca może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotowi niedziałającemu w ramach Kancelarii, o ile nie sprzeciwiają się temu obowiązujące przepisy prawa lub zasady doradcy restrukturyzacyjnego. W takim przypadku Doradca zawiera z podmiotem przetwarzającym umowę o powierzenie przetwarzania danych osobowych zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 28 RODO. Do powierzenia przetwarzania danych osobowych nie jest uprawniona w Kancelarii inna osoba poza Doradcą.
8. Doradca nie przekazuje danych osobowych przetwarzanych w Kancelarii do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych w rozumieniu RODO. Jeżeli jednak okaże się to absolutnie konieczne, wówczas przekazanie danych osobowych następuje zgodnie z postanowieniami rozdziału V RODO.
§ 3
Bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych
Bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych
1. Doradca zapewnia środki organizacyjne i techniczne w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych osobowych oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń, tak by spełnić wymagania wynikające z RODO i z innych przepisów prawa oraz chronić prawa i wolności osób, których dane dotyczą. Stosowane zabezpieczenia ochrony danych osobowych odpowiadają możliwemu ryzyku naruszeniu praw osób, których dane dotyczą.
2. Doradca zapewnia minimalizację przetwarzanych danych osobowych, w szczególności poprzez:
a) ograniczenie zakresu i ilości przetwarzanych danych osobowych w stopniu adekwatnym do celów przetwarzania;
b) ograniczenie dostępności do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających upoważnienie od Doradcy oraz zobowiązanych do zachowania poufności;
c) ograniczenie miejsc, w których dokonywane są czynności przetwarzania danych osobowych;
d) ograniczenie czasu przetwarzania danych osobowych wyłącznie do czasu wymaganego przepisami RODO oraz innymi przepisami prawa i zasadami etyki doradcy restrukturyzacyjnego.
3. Dane osobowe powinny być przetwarzane w siedzibie Kancelarii (tj. pod adresem ul. Marii Konopnickiej 11, 34 – 200 Sucha Beskidzka) i przy dochowaniu najwyższej staranności, aby osoby nieupoważnione przez Doradcę nie miały dostępu do zbioru danych.
4. Przetwarzanie danych osobowych w formie elektronicznej dopuszczalne jest wyłącznie na przeznaczonych do tego komputerach administrowanych przez Kancelarię zgodnie z zasadami określonymi w Instrukcji.
§ 4
Procedury związane z naruszeniem ochrony danych osobowych
1. Doradca i wszystkie osoby przetwarzające dane osobowe na polecenie Doradcy zobowiązują się podejmować wszelkie zgodne z prawem środki zaradcze, w tym w szczególności przestrzegać warunków określonych w Polityce, aby nie dopuścić do naruszenia ochrony danych osobowych.
2. Przez naruszenie ochrony danych osobowych należy rozumieć naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych.
3. W przypadku wykrycia naruszenia ochrony osobowych, jak również w przypadku próby lub ryzyka takiego naruszenia, osoba przetwarzająca dane osobowe jest zobowiązana do natychmiastowego podjęcia niezbędnych działań zaradczych oraz do zawiadomienia Doradcy, nie później niż w ciągu godziny od wykrycia naruszenia albo próby lub ryzyka takiego naruszenia.
4. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Doradca bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je organowi nadzorczemu właściwemu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
5. Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, Doradca bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę, której dane dotyczą, o takim naruszeniu, chyba że zachodzą okoliczności określone w art. 34 ust. 3 i 4 RODO lub w innych przepisach prawa.
6. Doradca prowadzi w formie pisemnej rejestr naruszeń ochrony danych osobowych, w którym szczegółowo opisuje:
a) okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych,
b) skutki naruszenia ochrony danych osobowych,
c) podjęte działania zaradcze.
§ 5
Odpowiedzialność za wykonanie Polityki
1. Doradca ponosi odpowiedzialność za przetwarzane w Kancelarii dane osobowe oraz za wdrożenie i przestrzeganie Polityki w Kancelarii.
2. Doradca zapewnia, że osoby dokonujące czynności przetwarzania danych osobowych w Kancelarii:
a) zapoznały się z nową regulacją o ochronie danych osobowych uwzględniające stan prawny po wejściu w życie RODO;
b) zostały pisemnie upoważnione do przetwarzania danych osobowych i dokonują tego wyłącznie na polecenie Doradcy;
c) pisemnie zobowiązały się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych;
d) pisemnie zobowiązały się do przestrzegania Polityki, RODO oraz innych przepisów prawa w zakresie ochrony danych osobowych.
3. Doradca udziela upoważnienia do przetwarzania danych osobowych osobom zatrudnionym przez Doradcę na podstawie umowy o pracę lub osobom, z którymi Doradca zawarł pisemną umowę cywilnoprawną. Doradca w związku z stałą współpracą z Kancelarią Adwokacką Adwokat Klaudii Starzak udzielił również jej upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, jak również Adwokat Marcie Kania.
4. Doradca, z własnej inicjatywy lub na wniosek osoby przetwarzającej dane osobowe, udziela jej porad, informacji, wskazówek, a także wiążących poleceń dotyczących ochrony danych osobowych, w tym niniejszej Polityki.
5. Za naruszenie Polityki osoby przetwarzające dane osobowe mogą ponosić odpowiedzialność na zasadach określonych w odrębnych przepisach. W szczególności naruszenie Polityki może stanowić:
a) przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę;
b) ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych uzasadniające rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika;
c) ważny powód wypowiedzenia umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług.
6. Każda osoba dokonująca operacji przetwarzania danych osobowych może zgłaszać Doradcy propozycje optymalizacji systemu ochrony danych osobowych w Kancelarii, mając na względzie przede wszystkim ochronę praw i wolności osób, których dane dotyczą. Zgłoszone propozycje mogą w szczególności skutkować zmianą Polityki lub przeglądu, o którym mowa w § 7 ust. 4 poniżej.
§ 6
Tajemnica doradcy restrukturyzacyjnego
1. Dane osobowe, o których Doradca dowiedział się w związku z wykonywaniem obowiązków zawodowych, stanowi tajemnicę Doradcy Restrukturyzacyjnego.
2. Przetwarzanie danych osobowych stanowiących tajemnicę Doradcy odbywa się z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 15 czerwca 2007 r. o licencji doradcy restrukturyzacyjnego oraz Kodeksu Etyki Doradcy Restrukturyzacyjnego.
§ 7
Postanowienia końcowe
1. W sprawach nieuregulowanych w Polityce stosuje się Instrukcję oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy RODO.
2. Polityka została sporządzona w formie pisemnej w jednym egzemplarzu. Podpisany oryginał Polityki przechowywany jest w Kancelarii, natomiast jego skan jest udostępniony osobom upoważnionym przez Doradcę.
3. Polityka wchodzi w życie z dniem jej podpisania tj. 31 maja 2018 r.
4. Polityka obowiązuje do czasu jej zmiany lub uchylenia. W razie potrzeby, nie rzadziej niż raz w ciągu sześciu miesięcy, Doradca dokonuje przeglądu Polityki, uwzględniając w szczególności analizę skutków jej obowiązywania dla ochrony danych osobowych oraz ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą. Doradca dokona zmiany Polityki w szczególności w przypadku, gdy zmianie ulegną obowiązujące regulacje prawne w zakresie ochrony danych osobowych.